Portale alloggiati Web: tutto quello che c’è da sapere

Cos’è, come funziona e a cosa serve il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato

Stai per aprire una casa vacanze e vuoi sapere cos’è il portale degli alloggiati? 

I gestori di tutte le strutture ricettive, sia alberghiere che extralberghiere, sono obbligati dalla legge a comunicare le generalità degli ospiti alla Polizia di Stato. Alloggiati Web è il portale online che consente di inviare telematicamente tutte le informazioni richieste. 

La gestione informatizzata del servizio alloggiati è stata attivata per semplificare l’invio delle “schedine alloggiati” da parte dei gestori delle strutture extralberghiere, offrendo un servizio pratico, rapido e gratuito. Nel corso degli anni, il sito è stato interessato da vari aggiornamenti finalizzati a rendere la procedura di registrazione e l’inserimento dell’elenco alloggiati più snelli e intuitivi. Oggi, grazie a una grafica rinnovata, l’interfaccia risulta più user-friendly rispetto alle versioni precedenti. 

Attraverso il portale alloggiati la Questura viene informata su chi si trova in città. L’obiettivo di questa procedura, infatti, è quello di monitorare le persone che soggiornano nelle strutture ricettive, per garantire la sicurezza pubblica e agevolare eventuali interventi di soccorso, se necessario. 

Chi può utilizzare il portale degli alloggiati e quali sono gli obblighi di legge

Prima dell’apertura del portale alloggiatiweb della Polizia di Stato, i gestori delle strutture ricettive avevano l’obbligo di comunicare quotidianamente alle autorità di pubblica sicurezza le generalità dei loro ospiti, compilando delle apposite “schedine alloggiati” in formato cartaceo, che dovevano essere consegnate manualmente. 

Nel 2006, con l’introdure del portale alloggiatiweb della Polizia, la procedura è stata informatizzata, semplificando notevolmente l’invio delle informazioni. 

L’obbligo di utilizzo del sistema telematico per gli esercizi alberghieri ed extralberghieri è stato sancito dal Decreto Ministeriale del M.I. del 07/01/2013, ma è solo nel 2018 che è stato esteso alle locazioni turistiche. In base alla Legge n. 132/2018 di conversione del Decreto legge n. 113/2018 noto come “decreto sicurezza”, anche i locatori e sublocatori di immobili con contratti di locazione inferiori ai 30 giorni sono ora obbligati a utilizzare il portale web alloggiati, al pari degli altri gestori di strutture ricettive. 

Come funziona il Portale Alloggiati?

Il portale della Polizia di Stato alloggiati web, sviluppato dal Ministero dell’Interno, è raggiungibile collegandosi all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/.

Per poter accedere al servizio e inviare il registro alloggiati, gli host devono prima richiedere le credenziali di accesso, che vengono rilasciate dalla Questura territorialmente competente.  

Dal portale stesso è possibile verificare, selezionando regione e provincia di riferimento, a chi rivolgersi e quali documenti sono necessari per l’iscrizione. Tra i documenti richiesti ci sono, ad esempio, il numero di Partita IVA, la licenza di esercizio, la ricevuta del SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) e un documento di identità.

Una volta completata la procedura, la Questura provvederà all’invio tramite PEC delle credenziali d’accesso (User ID e password) – per accedere al Portale Alloggiati.  

Come si registrano gli ospiti di una casa vacanze sul portale web alloggiati? 

Dopo essersi collegati al portale alloggiati e aver effettuato il login con le credenziali personali, è possibile procedere con la registrazione degli ospiti presenti presso la struttura. La registrazione deve essere effettuata secondo le seguenti tempistiche:

• entro 6 ore dall’arrivo degli ospiti, nel caso di soggiorni di una sola notte
• entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti, nel caso di soggiorni superiori a due notti.

Il sistema richiede l’inserimento dei dati personali dell’ospite: cognome, nome, sesso, cittadinanza, data e luogo di nascita.

A questi è necessario aggiungere gli estremi del documento di identità, la cui copia non deve essere allegata nel rispetto del Regolamento Generale per la Protezione dei Dati Personali (GDPR 2016/679).

Il passaporto deve essere richiesto solo ai viaggiatori provenienti da Paesi al di fuori dell’UE.

Infine, va indicato il giorno previsto per il check-out. Se l’ospite dovesse prolungare il proprio soggiorno, i dati andranno aggiornati. 

Dopo l’inoltro sarà possibile scaricare le ricevute che attesteranno la regolarità della trasmissione e che vanno conservate almeno 5 anni per poterle presentare in caso di eventuali controlli sull’attività.

Cosa accade se non viene inviata la scheda alloggiati?

La mancata comunicazione degli alloggiati alla Polizia di Stato, ai sensi dell’articolo 109 del Testo Unico delle leggi di pubblica sicurezza è punibile con l’arresto fino a 3 mesi e una sanzione pecuniaria di € 206,00. In caso di recidiva potrebbe essere ritirata l’autorizzazione all’esercizio dell’attività.

Se a causare il mancato invio è un guasto tecnico della linea internet o del portale stesso, è necessario contattare la Questura per concordare altre modalità di invio (via fax o tramite posta elettronica certificata). 

Questo vale anche nel periodo che intercorre fra l’invio della richiesta e la ricezione delle credenziali d’accesso al portale alloggiati web.  

Durante questo periodo, infatti, l’host è comunque soggetto all’obbligo di comunicazione. 

Gestione casa vacanze: come assolvere a tutti gli obblighi di legge?

I dati degli ospiti devono essere raccolti al momento del check-in, cercando di rendere la procedura il più veloce possibile per evitare di arrecare disturbo.

Tuttavia, gli adempimenti burocratici relativi alla gestione di una casa vacanze non si limitano al solo collegamento al portale alloggiati web della Polizia di Stato; esistono infatti molti altri obblighi da seguire. 

Se vuoi essere in regola, ma non sai come districarti tra pratiche e obblighi di legge, noi di iFlat possiamo aiutarti. 

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