Portale alloggiati Web: tutto quello che c’è da sapere

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato dedicato alla registrazione degli ospiti di tutte le strutture ricettive, alberghiere e non.

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato dedicato alla registrazione degli osptiti di tutte le strutture ricettive, alberghiere e non. 

Chi si affaccia al mondo degli affitti brevi saprà di certo della necessità di comunicare generalità degli ospiti accolti nel proprio appartamento.

Si tratta di un obbligo introdotto dalla Legge n. 132/2018 di conversione del Decreto legge n. 113/2018 noto come “decreto sicurezza”.

Come funzionava in passato

Fino al 2006, ovvero da quando è stata avviata l’informatizzazione della procedura attraverso il Portale Alloggiati, la procedura era totalmente manuale. 

Per effetto dell’articolo 263 del Regio decreto 635/40, esistevano le cosiddette schedine alloggiati. Queste, una volta compilate, dovevano essere recapitate alle autorità di pubblica sicurezza.

Con l’introduzione del portale AlloggiatiWeb – 2006 – la procedura è stata informatizzata e dunque resa più agevole.

Con il Decreto Ministeriale del M.I. del 07/01/2013, è divenuto obbligatorio I’utilizzo del sistema telematico per esercizi alberghieri ed extralberghieri e, infine, nel 2018 la normativa è stata estesa anche alle locazioni turistiche.

Attraverso il Portale Alloggiati, infatti, è possibile effettuare la comunicazione giornaliera, utilizzando una qualsiasi connessione ad internet e in maniera del tutto gratuita.

Questo rende più semplice il lavoro degli host e delle forze di polizia: comunicare e controllare oggi è senza dubbio più veloce ed intuitivo.

Come funziona il Portale Alloggiati?

Alloggiati Web è di fatto un sito web raggiungibile all’indirizzo https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/. 

Si tratta di un’interfaccia web, sviluppata dal Ministero dell’Interno, che ha come scopo quello di digitalizzare il processo manuale di registrazione degli alloggiati.

Per comunicare le generalità degli ospiti sarà però necessario preliminarmente ottenere le proprie credenziali d’accesso.

Cosa fare per ottenere le credenziali

Per iscriversi al portale alloggiati occorre fare riferimento alla Questura territorialmente competente. 

Dal portale stesso è possibile verificare, selezionando regione e provincia di riferimento, a chi rivolgersi e quali documenti sono necessari per l’iscrizione. Le regole per ottenere le credenziali sono un pochino diverse da questura a questura.

Facciamo un esempio: la Questura di Roma fornisce un apposito modulo di iscrizione che deve essere debitamente compilato e inviato tramite PEC all’Ufficio alloggiati competente, insieme a tutti i documenti richiesti (documento d’identità, codice fiscale e dichiarazione di inizio attività). 

La Questura provvederà, quindi, all’invio delle credenziali d’accesso (user id e password) – sempre tramite pec – che consentiranno di effettuare la comunicazione al Portale Alloggiati. 

Come avvengono le comunicazioni alla questura attraverso il portale alloggiati?

Una volta ottenute le credenziali di accesso, l’host sarà abilitato alla trasmissione dei dati, che dovranno avvenire entro le 24 ore successive al check-in dell’ospite.

Il Portale Alloggiati ha un’interfaccia abbastanza intuitiva, occorrerà tuttavia avere dimestichezza con gli strumenti digitali al fine di non compiere errori.

I dati da inserire nella schermata sono: Cognome, Nome, Sesso, Cittadinanza, Data e Luogo di Nascita. Tutti facilmente rilevabili dal documento di identità. Inserire, poi, altri elementi importanti quali: Data di Arrivo, Permanenza, Tipo di Alloggiato (capo famiglia, capogruppo, ecc., ai quali seguiranno i dati degli altri eventuali membri del gruppo).

Riguardo alla permanenza, specifichiamo che i giorni da inserire sono quelli dichiarati dall’ospite al momento dell’arrivo. Se l’ospite dovesse prolungare il proprio soggiorno i dati andranno aggiornati.

I dati andranno inseriti singolarmente per ciascun ospite e poi cliccando sul tasto invio.

Dopo l’inoltro sarà possibile scaricare le ricevute che attesteranno la regolarità della trasmissione delle generalità.

Cosa si rischia se non si comunicano i dati

In caso di mancata comunicazione, gli esercenti sono soggetti a sanzioni. 

Se a causare il mancato invio dell’elenco al servizio alloggiati è un guasto tecnico della linea internet o del portale stesso, occorre darne pronta comunicazione alla Questura, con la quale saranno concordate altre modalità di invio (via fax o tramite posta elettronica certificata).

Questo vale anche nel periodo che intercorre fra l’invio della richiesta e la ricezione delle credenziali d’accesso al portale alloggiati web. 

Durante questo periodo, infatti, l’host è comunque soggetto all’obbligo di comunicazione.

Nel caso in cui invece ci sia una omissione volontaria sulla comunicazione dei dati, allora si incorre nell’articolo 109 del Testo Unico delle leggi di pubblica sicurezza: la mancata comunicazione dei dati alla Questura è punibile con l’arresto fino a 3 mesi e una sanzione pecuniaria di € 206,00.

Si tratta di un adempimento da non sottovalutare. Tutti gli host dovranno registrare sempre i propri ospiti, tutelando in tal modo sé stessi e la collettività.

Il portale Alloggiati web ha rappresentato una necessaria innovazione nella gestione delle attività ricettive – alberghiere e non.

La gestione degli appartamenti per affitti brevi comporta dunque una serie di doverosi adempimenti burocratici che possono essere gestiti in proprio o attraverso società specializzate che si occupano di ogni fase dell’iter di accoglienza dell’ospite come iFlat.

La gestione Alloggiatiweb è completamente inclusa nel pacchetto dei servizi gestione affitti brevi di iFlat.