Il libro e la lettera di benvenuto, piccole accortezze per accogliere gli ospiti

La riuscita del soggiorno passa soprattutto da una buona accoglienza e questi due strumenti possono essere di aiuto per prendersi cura dei propri ospiti. Con qualche piccolo accorgimento, lettera e libro diventano le chiavi di una customer care personalizzata ed efficiente.

Il libro e la lettera di benvenuto non dovrebbero mai mancare in una casa vacanze. Sono fondamentali nella fase di accoglienza degli ospiti, perché gli trasferiscono una sensazione di reale attenzione. Inoltre, sono elementi indispensabili per dare le prime informazioni pratiche e rendere ancora più confortevole il soggiorno.

In particolare, la lettera di benvenuto serve ad introdurre l’uso dell’appartamento e a indicare regole e orari di gestione. Nel libro, invece, vanno inserite tutte le informazioni utili che possono venire incontro alle esigenze degli ospiti. Vediamo tutto nel dettaglio.

La lettera di benvenuto

C’è una formula magica per scrivere la perfetta lettera di benvenuto? Ovviamente no. Però ci sono alcuni buoni consigli che è bene tenere a mente per ottenere ciò che si vuole, cioè un’accoglienza calda per i propri ospiti. Bisogna farli sentire coccolati.

La carta vincente è sempre la personalizzazione. Una lettera di benvenuto conquista quando parla direttamente al destinatario, chiamandolo per nome. E poi magari prosegue augurandogli un soggiorno piacevole. Piccole accortezze che però fanno la differenza e permettono di conquistare recensioni a cinque stelle.

La gentilezza, però, non è tutto. Nella lettera di benvenuto non deve mancare una sezione con i dettagli della proprietà:

• indirizzo preciso;
• orari di check-in e check-out;
• eventuale sovrapprezzo per i check-in in ritardo.

È utile anche allegare una tabella dei contenuti, in modo che gli ospiti possano trovare le informazioni che cercano senza perdere tempo, come le istruzioni per usare la lavastoviglie o il condizionatore.

Il libro di benvenuto

Se la lettera di benvenuto si presenta come un gentile saluto, il libro di benvenuto ha un ruolo ancora più importante: dare agli ospiti tutte le informazioni per un soggiorno perfetto e senza inconvenienti. Ecco perché, al momento del loro arrivo, il libro deve essere bene in vista, in modo da non passare inosservato. Un consiglio? Mettilo in cucina, è la stanza più utilizzata. È una buona idea anche renderlo elegante e accattivante, magari in linea con lo stile della casa. Curarne il design farà sì che gli ospiti lo notino e se ne ricordino con piacere. Quello che conta davvero, però, è quello che ci si scrive dentro.

Per prima cosa, non devono mancare i dettagli sul soggiorno:

• le indicazioni sul check-in e check-out
• i tuoi contatti, in modo che, in caso di necessità, gli ospiti sappiano di potersi affidare;
• le regole della casa
• le regole del condominio (se c’è)

Agli ospiti, però, piace essere informati anche su questioni che possono aiutarli ad organizzarsi durante i giorni che passeranno nella casa vacanze. Ecco perché apprezzeranno di trovare nel libro di benvenuto anche indicazioni su:

• gli ospedali più vicini (dove si trovano e quali sono i numeri di telefono)
• i numeri per le emergenze (Polizia, Vigili del Fuoco, ecc.)
• il meteo previsto durante il soggiorno
• la presenza di parcheggi nelle vicinanze
• le attività commerciali in zona (supermercati, bar, tabacchi, banche, noleggio auto o biciclette)
• i luoghi di interesse da visitare (magari qualcosa di particolare, non tipicamente turistico)

la possibilità di ottenere sconti presso negozi convenzionati.