Guida alla registrazione degli ospiti in una casa vacanze di lusso

Cosa fare per essere in regola con la registrazione degli ospiti in una casa vacanze

La registrazione degli ospiti in una casa vacanze è un obbligo imposto dalla legge a cui nessun gestore può sottrarsi. In Italia, la comunicazione dei dati personali degli ospiti presso strutture ricettive extralberghiere avviene tramite il portale AlloggiatiWeb, la piattaforma ufficiale della Polizia di Stato.

L’obiettivo della procedura è garantire la sicurezza e monitorare le persone che soggiornano presso B&B o case vacanze. Grazie alla raccolta delle generalità degli ospiti le autorità sono informate su chi si trova in città, il che rende più agevoli le operazioni di soccorso e l’identificazione di persone coinvolte in eventuali emergenze.  

Il portale AlloggiatiWeb, infatti, permette ai gestori di effettuare la registrazione degli ospiti della casa vacanze per via telematica, senza la necessità di recarsi fisicamente in questura, semplificando così il processo e migliorando l’efficienza operativa.

Guida alla registrazione degli ospiti in una casa vacanze

Se ti stai chiedendo come gestire correttamente la registrazione degli ospiti in una casa vacanze, questa breve guida ti offre tutte le informazioni necessarie.

Secondo quanto regolato dalla normativa di settore le strutture ricettive extralberghiere, comprese le case vacanze di lusso, sono tenute a comunicare alla Polizia di Stato i dati degli ospiti e la durata del loro soggiorno.

Come abbiamo già anticipato, il portale AlloggiatiWeb consente ai gestori di inserire i dati degli ospiti direttamente online. Per poter utilizzare questo strumento, però, è necessario richiedere le credenziali di accesso presso la Questura più vicina, presentando documenti come la licenza di esercizio, il numero di Partita IVA, la ricevuta SUAP e un documento di riconoscimento. 

Una volta ottenute le credenziali, potrai registrare i tuoi ospiti sul portale AlloggiatiWeb indicando i seguenti dettagli:

• i dati anagrafici degli ospiti – nome, cognome, data di nascita e cittadinanza
• tipologia e data di rilascio del documento d’identità
• data del check-in e ipotetica data del check-out.

È importante ricordare che, per conformità al Regolamento generale per la protezione dei dati personali GDPR 2016/679, non è consentito allegare copie dei documenti di identità degli ospiti. 

Il passaporto, inoltre, va richiesto esclusivamente ai viaggiatori provenienti da paesi non appartenenti all’Unione Europea.

Tempistiche per la registrazione e rischi legati all’inosservanza dell’obbligo

Stando a quanto stabilito dalla normativa, la registrazione degli ospiti sul portale AlloggiatiWeb deve essere effettuata:

• entro 6 ore per soggiorni di una sola notte
• entro 24 ore per soggiorni di due notti o più.

Al termine della procedura riceverai una ricevuta con firma digitale, che è importante conservare per almeno 5 anni, poiché potrebbe esserti richiesta durante eventuali controlli. La mancata presentazione di tale ricevuta, infatti, comporta sanzioni pecuniarie. 

Al di là di questo, è importante ricordare che, per soggiorni superiori a 30 notti, non è possibile registrare gli ospiti tramite il portale AlloggiatiWeb. In questo caso, è necessario registrare un contratto di locazione presso l’Agenzia delle Entrate. 

L’inosservanza della registrazione degli ospiti presenti una casa vacanze può portare a gravi conseguenze. Tra queste la possibilità di essere denunciati presso la Procura della Repubblica, con pene che prevedono un arresto fino a tre mesi o una multa di 206 euro. In caso di recidiva, potrebbe esserti addirittura revocata l’autorizzazione a esercitare l’attività. 

Per evitare problematiche di questo tipo, nel caso in cui il portale AlloggiatiWeb presentasse malfunzionamenti e non riuscissi a comunicare i dati, è fondamentale dimostrare la tua buona fede. In questo caso, dovrai inviare una PEC alla questura competente, indicando nel messaggio le informazioni che avresti dovuto inserire nei moduli di registrazione

Come assolvere agli obblighi burocratici senza problemi?

Spesso gli ospiti stranieri non conoscono la normativa italiana, per cui è importante comunicare loro, in anticipo rispetto al loro arrivo, di quali documenti avrai bisogno e perché. In linea di massima, il nostro consiglio è di completare la registrazione al momento dell’accoglienza, cercando di rendere la procedura il più veloce e piacevole possibile.

Mentre raccogli i dati potresti, ad esempio, fornire ai tuoi ospiti informazioni utili sul soggiorno oppure omaggiarli con un kit di benvenuto.

Le incombenze burocratiche relative alla gestione di una casa vacanze non si concludono qui. Se sei alla ricerca di qualcuno che possa aiutarti a valorizzare la tua struttura esclusiva nel centro di Roma, noi di iFlat possiamo aiutarti. Siamo una società specializzata negli affitti brevi e medi di alloggi esclusivi nel cuore della Capitale, pronti a mettere la nostra esperienza al servizio della tua struttura.

Ci occupiamo di ogni aspetto pratico e amministrativo, accogliamo gli ospiti di persona seguendo la procedura di registrazione, e restiamo a loro disposizione per tutto il soggiorno attraverso il nostro customer care attivo 24 ore.

Scopri tutti i servizi che offriamo ai proprietari e contattaci per saperne di più!