Come gestire le prenotazioni di una casa vacanze ed evitare l’overbooking

Accoglienza di lusso! Ecco come gestire le prenotazioni di una casa vacanze in modo efficiente

Se hai deciso di affittare il tuo immobile ai turisti, ti sarai di certo reso conto che gestire le prenotazioni della casa vacanze rappresenta una parte importantissima del lavoro, a cui devi dedicare un’attenzione costante se vuoi massimizzare i profitti dell’attività.

Impegno, precisione e dedizione sono d’obbligo, specialmente se operi nel settore dell’accoglienza di lusso.

Gestire le prenotazioni della casa vacanza in modo efficiente vuol dire riuscire a occupare la struttura più notti possibile e al miglior prezzo in base al periodo di riferimento. Una casa vacanze viene infatti locata con la formula degli affitti brevi, una soluzione molto vantaggiosa per i proprietari perché rispetto a un affitto a lungo termine l’importo richiesto per notte è più alto, inoltre non si corre mai il rischio di incontrare inquilini morosi perché il pagamento avviene in anticipo.

In che modo gestire le prenotazioni di una casa vacanze?

Il lavoro di gestione delle prenotazioni di una casa vacanze si articola in più fasi che prevedono dei momenti fondamentali:

• La ricerca dei potenziali ospiti. La struttura viene pubblicizzata sui principali canali di booking attraverso un annuncio dettagliato che mette in evidenza i punti di forza dell’appartamento. Tale annuncio deve essere ideato e strutturato in base al target di clientela potenzialmente interessato, ad esempio se la tua è una struttura di lusso situata nel centro di Roma, che richiama una clientela selezionata, sarà tuo compito dimostrare l’esclusività degli alloggi attraverso uno shooting fotografico.
• Rispondere alla richiesta di informazioni in tempi brevi. Il primo contatto con i potenziali clienti richiede abili capacità relazionali e anche la conoscenza di più lingue, bisogna infatti considerare che la maggior parte dei turisti che arrivano nella Capitale sono stranieri. Devi dimostrarti disponibile, ma non troppo invadente quando proponi servizi aggiuntivi che possono migliorare il soggiorno.
• Gli adempimenti burocratici. Tra le mansioni da svolgere ci sono anche gli adempimenti burocratici, come la richiesta dei documenti e la firma del contratto di locazione.

L’importanza dell’accoglienza e della guest Experience

Momenti fondamentali sono poi il check-in e il check-out, quando cioè si accolgono gli ospiti e quando, dopo la loro partenza, è necessario controllare che sia tutto a posto.

Un ottimo servizio inizia con una buona accoglienza, quando gli ospiti arrivano è fondamentale farli sentire i benvenuti accompagnandoli in un giro della casa e illustrando loro tutto ciò che può essere utile al loro soggiorno. Ci sono poi delle accortezze che possono migliorare la guest experience degli inquilini, rendendo più gradevole le loro permanenza, ad esempio:

• preparare un regalo di benvenuto;
• fornire informazioni su cosa visitare in città, i ristoranti consigliati, gli eventi in programma;
• proporre servizi extra per rendere la vacanza più coinvolgente e piacevole come trattamenti, esperienze immersive, visite guidate;
• dimostrare la propria disponibilità offrendo un servizio di assistenza h 24 per rispondere a qualsiasi evenienza.

Cos’è l’overbooking e come evitarlo?

L’overbooking è una situazione che si presenta quando le prenotazioni si sovrappongono. Per spiegare in parole semplici come funziona l’overbooking possiamo dire che è quando si accettano per errore due prenotazioni negli stessi giorni.  

Si tratta di un evento che capita di frequente a chi non riesce a gestire le prenotazioni di una casa vacanze con la massima efficienza.

Il problema nasce dal fatto che la struttura viene pubblicizzata online su più siti di booking e anche attraverso i social, le richieste di prenotazione possono quindi arrivare da canali differenti che vanno tutti monitorati in contemporanea.

Inoltre, bisogna considerare che su alcune piattaforme la prenotazione avviene in modo immediato, l’utente seleziona le date e prenota automaticamente e può capitare che le date risultino disponibili, quando in realtà non lo sono.

Quando le prenotazioni si sovrappongono è necessario capire come gestire l’overbooking senza scontentare gli ospiti. Una soluzione potrebbe essere quella di contattare i potenziali clienti offrendo loro la possibilità di pernottare in una struttura di pari livello, cosa che si riesce a fare quando si gestiscono più case vacanze. L’alternativa è chiedere aiuto ad altri host, oppure le Online Travel Agencies (OTA), offrendo di pagare la differenza di importo nel caso l’offerta individuata sia più costosa.

Perché affidare la gestione delle prenotazioni e della casa vacanze a iFlat

Quando si gestisce una casa vacanze di pregio e si accolgono ospiti di alto livello, la cosa migliore è capire come evitare l’overbooking, pur dando massima visibilità all’annuncio.

I problemi di overbooking non si presentano se affidi la gestione della tua casa vacanze iFlat, agenzia specializzata in affitti a breve e medio termine nel settore dell’accoglienza di lusso.

Per gestire le prenotazioni utilizziamo un software gestionale di ultima generazione che raccoglie informazioni dai vari canali sui quali viene pubblicizzata la casa vacanze, creando un calendario centralizzato. Questo strumento ci consente di azzerare gli errori e calibrare le tariffe in base alla stagionalità.

Ci occupiamo di tutti gli aspetti che determinano la qualità del soggiorno, seguendo gli ospiti tramite il nostro customer care attivo 24 ore al giorno.

Scopri tutti i servizi che offriamo ai proprietari degli immobili e contattaci se vuoi avere maggiori informazioni!